For foreninger som driver på dugnad
Vedlike samler dugnad, oppgaver, medlemmer og utstyr på ett sted — så styret slipper regneark, og medlemmene slipper å lure på om timene deres faktisk ble registrert.
Hvorfor det finnes
Vedlike startet som verktøyet for Nedstrand Båtforening — en forening som, som de fleste, hadde dugnadslister i Excel, timeregnskap i en annen fane, og et utstyrsregister ingen helt husket hvor lå. Løsningen er laget for å faktisk brukes av et styre uten IT-avdeling, ikke bare demonstreres.
Planlegg, sjekkliste, og fordel timer — låst og dokumentert så snart noe er utført.
Kan et annet medlem eller en ekstern person gjøre jobben for noen? Vedlike vet forskjellen på hvem som utførte og hvem som ble kreditert.
Medlemmer melder seg på uten innlogging — bekreftet med navn eller telefon, ikke en konto å huske.
Det som faktisk skaper krangling
Timer telles først når en aktivitet faktisk er merket utført — en påmelding uten oppmøte blåser ikke opp regnskapet. Og kvitteringen som sendes ut har alltid riktig timetall hardkodet inn, uansett hva styret ellers skriver i meldingen.
Den dagen noe skjer
En forsikringssak, en uenighet om ansvar, eller bare et årsmøte som vil vite hva pengene gikk til — da må historikken kunne fremlegges, ikke huskes. Vedlike dokumenterer alt vedlikehold på anlegg og utstyr, uansett om det er gjort på dugnad eller av et innleid firma: hva som ble gjort, når, av hvem, og med kvittering eller bilde vedlagt.
Det samme gjelder utstyret foreningen eier — full oversikt over hva som finnes, hvor det er, og hvordan det skal brukes og logges, samlet ett sted i stedet for i hoder og permer som forsvinner når noen slutter i styret.
Til sammen sparer det foreningen for både unødvendig arbeid og unødvendige kostnader — dobbeltkjøp, tid brukt på å lete etter svar, og krav ingen kan tilbakevise fordi ingen skrev det ned.
Funksjoner
En dugnad samler flere medlemmer samtidig; en oppgave er ofte én person over en periode — men like gjerne et innleid firma som gjør en jobb foreningen betaler for. Begge lever i samme oversikt, kan lenkes sammen, og får egen sjekkliste for hva som faktisk skal gjøres.
Kan ikke møte selv? En nabo, et familiemedlem eller et annet medlem kan gjøre jobben. Timene krediteres fortsatt riktig medlem, mens hvem som faktisk utførte det står tydelig ved siden av.
Del én lenke. Medlemmer ser hvilke aktiviteter som trenger folk, melder seg på ved å bekrefte navn eller telefonnummer, og registreringen havner rett i deltakerlisten — uten at styret må legge den inn på nytt.
Last opp en oppdatert medlemsliste og få en forhåndsvisning før noe lagres: hvem som er nye, hva som faktisk endres per person, og hvem som mangler i filen. Ingenting overskrives blindt.
Et samlet register over utstyret gjør at ingen kjøper inn noe som allerede finnes i naustet, og at det ikke er én person som sitter med all kunnskapen. Bruksanvisninger, manualer og notater om hvordan noe skal logges eller lånes ut ligger på utstyret selv — ikke i et hode eller en perm.
Kun det som faktisk er utført telles med i totalen. Send en kvittering til hvert medlem der timetallet er satt inn av systemet — ikke noe som kan skrives feil eller glemmes bort i en travel e-post.
Slik fungerer det
Navn, medlemsreferanse (f.eks. båtplass), og hvordan timer skal rundes av — grunnleggende innstillinger tar minutter, ikke dager.
Importer fra det regnearket som allerede finnes. Vedlike viser nøyaktig hva som endrer seg før noe lagres, så ingen data forsvinner i overgangen.
Med sjekkliste, dato og eventuelt en offentlig påmeldingslenke — del den med medlemmene i den kanalen dere allerede bruker.
Timeoversikten oppdateres automatisk, og kvitteringer med riktig timetall er ett klikk unna når noen trenger dokumentasjon.
Bygget for styrer som har bedre ting å gjøre enn å vedlikeholde et regneark om vedlikehold.
— Vedlike