Vedlike Håndbok
En kort innføring for styret i hvordan Vedlike brukes til å planlegge dugnad og oppgaver, holde oversikt over medlemmer og utstyr, og sende e-post til deltakerne.
Aktivitet
📅 Dugnad og oppgave
Alt arbeid registreres som en aktivitet — enten en Dugnad (en samling der flere møtes samtidig) eller en Oppgave (noe én eller noen få gjør, gjerne over en periode).
Opprette
Trykk Ny dugnad eller Ny oppgave øverst på Aktivitet-siden. En oppgave kan valgfritt knyttes til en dugnad, slik at timene telles på dugnaden.
Redigere og sjekkliste
Inne på en aktivitet trykker du Rediger for å endre navn, dato, kostnad og lignende. Sjekklisten ("Dette skal gjerast") er alltid redigerbar direkte — kryss av, legg til eller slett punkter uten å gå via Rediger.
Utført og låsing
Når en aktivitet merkes Merk som utført, låses den: deltakerlisten, timene og innholdet kan ikke lenger endres. Dette er også når timene begynner å telle i Timeoversikt — se Timeoversikt.
Trykk Gjenåpne for redigering for å låse opp igjen hvis noe må rettes — selv etter at aktiviteten er utført.
Aktivitet
👥 Deltakere og vikar
Under "Deltakere" søker og legger dere til medlemmer, registrerer timer, og håndterer vikarer — en person som gjør jobben på vegne av et medlem.
Legge til en vikar
Søk opp medlemmet, trykk Vikar for denne, og velg enten et eksisterende medlem eller registrer en ny, ekstern vikar (navn, telefon, e-post). Timene krediteres fortsatt medlemmet — vikarens navn vises som en liten notis under.
Har et medlem timer fra både seg selv og en vikar på samme aktivitet, summeres disse automatisk til ett tall. Trykk pil-ikonet ved navnet for å se hver enkelt registrering.
Rette en feilregistrering
Blitt funnet feil hvem som egentlig utførte timene? Trykk blyant-ikonet ved navnet i deltakerlisten for å endre det, uten å slette og legge til på nytt.
Aktivitet
🔗 Ekstern påmelding
Aktiviteter kan gjøres synlige på en offentlig påmeldingsside — ingen innlogging kreves, medlemmet bekreftes ved å oppgi navn eller telefonnummer.
Trykk den grønne knappen Åpne for påmelding øverst på aktiviteten for å slå den på (og av igjen). Lenken til siden finner dere under Innstillinger→Forening→Ekstern påmeldingsside — del den fritt med medlemmene.
Når aktiviteten er utført kan dere sende Send takke-epost — en kvittering der antall registrerte timer alltid legges til automatisk og ikke kan redigeres bort. Se E-post og maler.
Forening
🧾 Medlemmer
Under Innstillinger→Medlemmer holder dere oversikt over hele medlemslisten, tilganger og importer.
Importere fra Excel
Trykk Importer Excel og velg filen. Før noe lagres viser Vedlike en forhåndsvisning: hvem som er nye, hvem som får endringer (med akkurat hva som endres), og hvem som mangler i filen (kan bety at de har sluttet — røres aldri automatisk). Hver rad har sin egen avkrysning, så dere kan velge bort enkeltrader før dere trykker Bekreft import.
Legge til ett medlem
For enkelttilfeller — et nytt medlem midt i sesongen — bruk Legg til medlem i stedet for å importere hele listen på nytt.
Tilgang til appen
Merk av ett eller flere medlemmer og trykk Gi tilgang for å gi dem innlogging (krever registrert e-post). Antall ledige lisenser vises øverst i lista.
Forening
🔧 Utstyr
Registrer og følg opp utstyr under egen fane. Hvert utstyr har en logg, en dokumentfane og koblinger til oppgaver eller huskelisten.
- Logg — dato, ansvarlig og en kort merknad for hver service/hendelse.
- Dokumenter — last opp bilder eller filer direkte, ingen e-post frem og tilbake.
- Koblinger — knytt utstyret til en pågående oppgave eller et punkt på huskelisten.
Kategorier (f.eks. "Brygger", "Teknisk") lages fortløpende — skriv inn et nytt navn i Ny kategori mens dere registrerer utstyret, ingen egen oppsett-side nødvendig.
Forening
✉️ E-post og maler
Maler for e-post lages og redigeres under Innstillinger→Tekster. Dere kan ha så mange dere vil, og velger hvilken som skal brukes hver gang.
Plassholdere
Skriv inn plassholdere i emne eller melding — de erstattes automatisk med riktig verdi for hver enkelt mottaker når e-posten sendes:
| Plassholder | Blir til |
|---|---|
| {{navn}} | Mottakerens navn |
| {{aktivitet}} | Navn og dato på aktiviteten |
| {{dato}} | Bare datoen |
| {{forening}} | Foreningens navn |
| {{timer}} | Timer registrert på aktiviteten |
To måter å sende på
Send e-post (i deltakerlisten) er en fri melding til valgte eller alle deltakere. Send takke-epost (kun når aktiviteten er utført) er en kvittering der timetallet alltid legges til automatisk og ikke kan fjernes — dette er den dere vil bruke når timene skal kunne dokumenteres i etterkant.
Oppsett
⚙️ Innstillinger
Under Innstillinger→Forening finner dere det meste av grunnoppsettet.
| Felt | Hva det gjør |
|---|---|
| Medlemsreferanse | Eget felt for f.eks. båtplass — navn og om det er påkrevd/unikt |
| Logo | Vises øverst på påmeldingssiden |
| Avsender-e-post | Adressen e-post sendes fra (valgfritt — har en fungerende standard) |
| Offentlig domene | Grunnlaget for påmeldingslenken dere deler ut |
Oppsett
📊 Timeoversikt
Total oversikt over dugnad- og oppgavetimer, per aktivitet og per person.
Er noen påmeldt en aktivitet som ennå ikke er merket utført, vises ikke timene i totalen ennå — dette hindrer at et forfall eller en avlysning gir feil tall. Trykk Totaloversikt per person for en fullstendig liste, med mulighet for å eksportere til CSV.